Databehandleraftale for Platformhuset OS

Version 2026-10-08. Gælder fra den dataansvarliges tiltrædelse i Platformhuset OS eller ved tilmeldingen.

Standardkontraktsbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger.

Bestemmelserne følger Datatilsynets standardkontraktsbestemmelser (skabelon til databehandleraftale), vedtaget af Datatilsynet efter databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 8.

mellem

Den dataansvarlige (kunden)
Den virksomhed, der står som kunde på kontoen i Platformhuset OS (OS-kontoen). Tiltrædelsen journaliseres med OS-kontoen og den bruger, der tiltrådte på virksomhedens vegne, jf. Bestemmelse 14.1.
herefter "den dataansvarlige"

Platformhuset ApS
CVR-nr.: 46654277
Njalsgade 21F, 2., 2300 København S
E-mail: kontakt@platformhuset.dk
herefter "databehandleren"

der hver især er en "part" og sammen udgør "parterne".

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

2. Præambel

2.1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

2.3. I forbindelse med leveringen af Platformhuset OS, et arbejdsværktøj hvor den dataansvarliges brugere kan forbinde en Google-konto, gøre en mail, de selv vælger, eller som passer til et filter, de selv sætter op, til en sag med et udkast til svar (en kladde), oprette foreløbige aftaler i deres egen kalender, samle kundekort og noter, stille spørgsmål til OS og køre agenter, de selv har valgt, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

2.5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

2.6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

2.7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

2.8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

2.9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.

2.10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

2.11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

4.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

5.1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

6.1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

a. pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

6.2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren, uafhængigt af den dataansvarlige, også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

6.3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

6.4. Hvis imødegåelse af de identificerede risici, efter den dataansvarliges vurdering, kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

7.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

7.3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer, inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e) påbegyndes. Varslet og følgerne af en indsigelse fremgår af bilag B.2. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

7.4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.5. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.6. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes, efter den dataansvarliges anmodning herom, i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8.1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

8.4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

8.5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

9.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. indsigtsretten

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning ("retten til at blive glemt")

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

9.2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

9.3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal ske uden unødig forsinkelse og så tidligt, at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed senest 72 timer efter at være blevet bekendt med bruddet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10.4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

11.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger er databehandleren forpligtet til efter den dataansvarliges valg enten at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige, eller at returnere dem til den dataansvarlige og slette eksisterende kopier, og at bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Fristerne fremgår af bilag C.4.

12. Revision og inspektion

12.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i bilag C.7 og C.8.

12.3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

13.1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13.2. Parternes aftale om erstatningsansvar fremgår af bilag D.

14. Ikrafttræden og ophør

14.1. Bestemmelserne træder i kraft, når den dataansvarlige tiltræder dem elektronisk. Tiltrædelsen sker i Platformhuset OS eller på tilmeldingssiden, før en Google-konto forbindes første gang, ved at en bruger, der har ret til at handle for den dataansvarlige, sætter et selvstændigt flueben, der ikke er sat på forhånd, ved en ordlyd, der henviser til disse Bestemmelser. Databehandleren journaliserer tiltrædelsen med OS-kontoen (den dataansvarlige virksomhed), den bruger, der tiltrådte, tidspunktet, versionen af Bestemmelserne, den ordlyd der stod ved fluebenet, den flade tiltrædelsen skete på, og en sha256-sum af nøjagtig den aftaletekst, der blev vist. Journalen slettes ikke ved en ny version af Bestemmelserne; en ny version giver en ny post. Journalen gemmes efter bilag C.4. Den dataansvarlige kan se den tiltrådte version i Platformhuset OS og kan få oplyst, hvilken version der er tiltrådt og hvornår, ved henvendelse til kontakt@platformhuset.dk. Databehandleren har tiltrådt Bestemmelserne ved at udbyde tjenesten på dem, og parterne udveksler derfor ikke fysiske underskrifter.

14.2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14.4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

15.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

15.2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Hos den dataansvarlige: den kontaktperson og den e-mailadresse, der er registreret på OS-kontoen. Den registrerede adresse er den, varsler efter bilag B.2 sendes til.

Hos databehandleren: kontakt@platformhuset.dk

Al kontakt efter disse Bestemmelser sker skriftligt til kontakt@platformhuset.dk eller til adressen ovenfor.

Bilag A. Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Databehandleren driver Platformhuset OS. Når en bruger hos den dataansvarlige har forbundet en Google-konto, behandler databehandleren personoplysninger for at gøre en mail, brugeren selv vælger, eller som passer til et filter, en godkender selv har sat op, til en sag i OS, lave en kladde til et svar på mailen, finde ledige tidspunkter i brugerens kalender og oprette en foreløbig aftale i brugerens egen kalender, når brugeren har godkendt et tidspunkt. Databehandleren behandler også personoplysninger for at samle kundekort og noter ud fra brugernes sager, opbevare virksomhedens viden i Virksomhedsbogen, svare på brugernes spørgsmål i Spørg OS, køre de agenter, brugerne selv har valgt, og give brugerne besked på telefonen, når noget venter. Behandlingen sker kun for at levere disse funktioner til den dataansvarlige.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Brugeren forbinder selv sin Google-konto på Googles samtykkeskærm. Forbindelsen giver databehandleren de tilladelser, brugeren godkender der, og ikke andre. Login til Platformhuset OS giver ikke i sig selv adgang til mail eller kalender.

Mail. Databehandleren læser kun den mail, brugeren vælger, og nye mails, der passer til et filter, som en godkender selv har sat op i mailudløseren. Resten af indbakken læses ikke. Fra hver af disse mails gemmes mailens id, trådens id, afsenderens navn og e-mailadresse, emnet, modtagetidspunktet og et uddrag på højst 200 tegn. Mailens brødtekst bruges kun, mens kladden bliver lavet, og gemmes ikke.

Kladde. Kladden er et udkast til et svar. Den gemmes i OS som en del af sagen sammen med brugerens godkendelse eller ønske om ændringer. Databehandleren sender aldrig en mail på den dataansvarliges vegne, og en kladde sendes aldrig, heller ikke når den er godkendt. OS har ingen funktion, der sender mail.

Mailudløseren. En godkender i den dataansvarliges OS-konto kan sætte mailudløseren op med et filter. Det kræver godkenderens eget samtykke, som journaliseres med filteret, kontoen og den tekst, der blev vist. Derefter læser databehandleren nye mails, der passer til filteret, og laver en sag med en kladde ud fra en fast skabelon til hver. Mailudløseren sender ikke selv noget til en sprogmodel. Alle i OS-kontoen kan slå mailudløseren fra, og en ændring af filteret kræver et nyt samtykke.

AI i OS. En ejer eller administrator i den dataansvarliges OS-konto kan slå AI til for virksomheden. Det er slået fra, indtil en ejer eller administrator slår det til. En sprogmodel bruges kun, når AI er slået til for virksomheden, og den enkelte bruger selv har givet sit samtykke i OS til den tekst, OS viser. Samtykket journaliseres med tekstens version og et fingeraftryk af teksten. Ellers laves kladder ud fra faste skabeloner, og intet sendes til en sprogmodel. Når AI er slået til, sendes kun det, opgaven kræver, til underdatabehandleren Anthropic:

Kladder til en mail: den valgte mails brødtekst, afsender, emne og modtagetidspunkt, de seneste beskeder i tråden, brugerens ledige tider og de poster i Virksomhedsbogen, der passer til svaret
Spørg OS: brugerens spørgsmål, de seneste beskeder i samtalen, filer og tekst, brugeren selv vedhæfter eller deler, og de sager, kundekort, kundenoter, poster i Virksomhedsbogen og kvitteringer og, når regnskabsfunktionen er slået til, fakturaer, OS slår op for at svare. Fra sager sendes emne, afsender, et kort uddrag og kladden, men ikke mailens brødtekst
Agentkørsler: den opgave og de oplysninger, brugeren giver agenten, de poster i Virksomhedsbogen og Viden, agenten bruger, og resultaterne fra agentens tidligere trin. Det gælder også en hændelse fra den dataansvarliges egne webhooks og opgaven i en planlagt kørsel og, når regnskabsfunktionen er slået til, fakturaer til en betalingspåmindelse

CPR-numre, OS genkender, skjules, før noget sendes. Tekst sendes ikke til andre udbydere af sprogmodeller.

Spørg OS. Brugeren kan stille spørgsmål til OS på dansk. OS svarer ud fra den dataansvarliges egne data i OS og viser, hvor svaret kommer fra. Et svar kan foreslå en handling, men forslaget venter i Til godkendelse og udføres kun, hvis en bruger godkender det.

Kundekort og kundenoter. OS samler et kundekort pr. afsender ud fra brugerens egne sager med de sager, kladder, aftaler og kvitteringer, der hører til kunden. Brugeren kan skrive korte noter på kortet. OS kan foreslå en note, men den gemmes kun, hvis brugeren godkender den.

Virksomhedsbogen og Viden. Brugerne kan skrive viden om virksomheden, fx priser, faste svar og arbejdsgange, som agenterne arbejder ud fra. En rettelse foreslået af OS bliver et forslag, der først gemmes, når en bruger godkender den.

Agentkørsler. Brugerne kan vælge agenter og give dem opgaver. Hver kørsel giver en kvittering med trinene, resultatet og forbruget. Alt, hvad en agent laver, bliver et forslag, der kun udføres, hvis en bruger godkender det.

Webhooks og planlagte kørsler. En bruger kan oprette op til 10 indbakker, som den dataansvarliges egne systemer kan sende hændelser til. En hændelse sætter ikke selv noget i gang og sender intet. Højst foreslår OS en agentkørsel i Til godkendelse, som en bruger skal godkende. Brugerne kan også gentage et spørgsmål til Spørg OS på faste tidspunkter og give en agent en fast starttid. Planlagte kørsler bruger AI og kører kun, når AI er slået til for virksomheden, og brugeren har givet sit samtykke. Resultatet lægges i Til godkendelse.

Regnskab. Når funktionen er slået til, kan OS slå fakturaer og betalinger op i den dataansvarliges regnskabssystem, så en agent kan foreslå en betalingspåmindelse. Indtil da viser OS kun eksempler, der er mærket som simulation.

Pushbeskeder. Pushbeskeder er slået fra, indtil databehandleren slår dem til efter at have bekræftet underdatabehandlerens aftale. Når pushbeskeder er slået til, og en bruger har knyttet appen til Android til OS, sender databehandleren korte beskeder om, at noget venter, gennem underdatabehandleren Expo. Beskeden indeholder aldrig navne, beløb, emner eller mailtekst, kun en fast linje og et id på forslaget. Indholdet vises først i appen, når brugeren har låst den op.

Kalender. For at foreslå tidspunkter læser databehandleren kun, hvornår brugeren er ledig eller optaget, og ser ikke titler, beskrivelser eller deltagere. Når brugeren har godkendt et tidspunkt, opretter databehandleren en foreløbig aftale i brugerens egen kalender. Aftalens titel er "Foreløbig:" efterfulgt af mailens emne, og den indeholder ikke mailens brødtekst. Aftalen står i brugerens egen kalender og kan ses af dem, der har adgang til at se kalenderen. Den har ingen deltagere, og der sendes ingen invitationer. Den samme godkendelse udføres højst en gang. Ud over ledig og optaget bruger databehandleren kun adgangen til kalenderen til at oprette og kontrollere de foreløbige aftaler, OS selv opretter.

Journal. Godkendelser og kalenderhandlinger registreres i en journal, der kun kan tilføjes til, så det kan dokumenteres, hvad der skete. Journalen indeholder kun id'er, tidspunkter, tilstande og udfald samt fingeraftryk (hashværdier). Den indeholder ikke mailens emne, aftalens titel eller e-mailadresser. Journalen bevares, til tjenesten ophører, som dokumentation og for at forhindre, at en slettet sag opstår igen, jf. bilag C.4.

Sletning. Sager, kladder, forslag og de øvrige oplysninger slettes efter fristerne i bilag C.4. En ejer eller administrator i den dataansvarliges OS-konto kan også selv slette en sag i OS, og brugerne kan selv slette deres noter og poster i Virksomhedsbogen.

Frakobling. Brugeren kan til enhver tid afbryde forbindelsen. Databehandleren afviser da nyt arbejde på forbindelsen, tilbagekalder adgangen hos Google og sletter login-tokens straks. Kan tilbagekaldelsen ikke bekræftes hos Google, slettes login-tokens alligevel, og OS viser brugeren, at adgangen også bør fjernes i Google-kontoen.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Om brugerne: den forbundne Google-kontos id og e-mailadresse, som gemmes på forbindelsen, samt brugerens valg, samtykke til AI og til mailudløseren og godkendelser i OS med tidspunkter
Fra de valgte mails og de mails, mailudløseren læser: mailens id, trådens id, afsenderens navn og e-mailadresse, emne, modtagetidspunkt og et uddrag på højst 200 tegn
Mailudløserens filter og den konto, den læser
Mailens brødtekst, som kun behandles, mens kladden laves, og ikke gemmes
Kladdens tekst, forslag til tidspunkter og brugerens beslutning om dem
Fra kalenderen: tidsrum, hvor brugeren er optaget, uden titler, beskrivelser og deltagere, samt kalenderens id og tidspunkt og titel for de foreløbige aftaler, OS selv opretter
Login-tokens til Google-forbindelsen, som opbevares krypteret og aldrig vises
Journalen over godkendelser og kalenderhandlinger med id'er, tidspunkter, tilstande, udfald og fingeraftryk, men uden mailens emne, aftalens titel og e-mailadresser
Kundekort med kundens navn, e-mailadresse og domæne og en tidslinje over sager, kladder, aftaler og kvitteringer, samt kundenoter
Virksomhedsbogen og Viden, som brugerne selv skriver
Spørgsmål til Spørg OS, de seneste beskeder i samtalen og filer og tekst, brugeren selv vedhæfter eller deler, som kun behandles, mens svaret laves
Agentkørsler og kvitteringer med opgaven, trinene, resultatet og forbruget
Telefonens pushadresse, når pushbeskeder er slået til, og en bruger har knyttet appen til Android
Når funktionen er slået til: fakturaer og betalinger fra den dataansvarliges regnskabssystem med kundens navn og e-mailadresse, kundenummer, CVR-nummer, fakturanummer, beløb og forfald
Hændelser fra den dataansvarliges egne webhooks med indbakkens navn, tidspunktet og hændelsens indhold på højst 16 kB samt nøglen til indbakken, som opbevares krypteret eller kun som fingeraftryk og aldrig vises igen
Faste spørgsmål til Spørg OS med tidspunkterne og svarene og agenter med en fast starttid
En egen API-nøgle fra Anthropic, hvis den dataansvarlige har sat den ind, som opbevares krypteret og aldrig vises

Navn og e-mailadresse på brugernes OS-konto behandler Platformhuset som dataansvarlig til login og kundeforholdet, jf. Platformhusets privatlivspolitik, og ikke som databehandler efter disse Bestemmelser.

Oplysningerne er almindelige personoplysninger. Den dataansvarliges instruks omfatter ikke, at særlige kategorier af personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 9) eller CPR-numre behandles bevidst, jf. bilag C.1.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Den dataansvarliges brugere af Platformhuset OS, det vil sige medarbejdere og andre personer, der har adgang til OS-kontoen
Afsendere af de mails, brugerne vælger, og de mails, mailudløseren læser
Personer, der er nævnt i de mails
Kunder og andre personer, der står i sager, kundekort, noter, Virksomhedsbogen eller i tekst og filer, brugerne selv giver OS

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandlingen varer, så længe den dataansvarlige bruger Platformhuset OS, og ophører, når aftalen om OS ophører. Derefter håndteres oplysningerne efter Bestemmelse 11.1 og bilag C.4. Aftalen om OS følger Platformhusets handelsbetingelser for erhvervskunder og en eventuel skriftlig aftale mellem parterne om Platformhuset OS. For en dataansvarlig, der deltager i testen af Platformhuset OS, er aftalen om OS testvilkårene for Platformhuset OS i stedet for handelsbetingelserne.

Mens behandlingen varer, gælder de løbende frister i bilag C.4: sager, kladder og forslag slettes automatisk 90 dage efter sagens sidste aktivitet, medmindre sagen har en kalenderhandling, hvis udfald ikke er afklaret, kundekort og kundenoter forsvinder med kundens sidste sag, og login-tokens slettes straks, når forbindelsen afbrydes.

Bilag B. Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:

Navn og enhed	Beskrivelse af behandling	Land for behandling	Overførselsgrundlag
Supabase	Database for Platformhuset OS: sager, kladder, journal, kundekort og noter, Virksomhedsbogen, agentkørsler og kvitteringer, webhook-hændelser, faste spørgsmål og det krypterede lager for login-tokens og egne AI-nøgler. OS kører på et projekt, der er adskilt fra databehandlerens øvrige produkter. Brugernes login til OS ligger i samme projekt, men det behandler databehandleren som dataansvarlig, jf. bilag A.3	EU (Frankfurt)	Data i hvile i EU (Frankfurt). Leverandørens adgang uden for EU sker på standardkontraktbestemmelser i dens databehandleraftale
Vercel	Hosting og levering af OS' webdel og serverfunktioner. Behandler forespørgsler med sagsdata og kladder samt koden fra Googles samtykkeskærm, mens de håndteres. Opbevarer ikke login-tokens	EU (Frankfurt) for serverfunktionerne. Platformens routing og driftsmåling kan efter leverandørens indretning ske uden for EU	Standardkontraktbestemmelser i leverandørens databehandleraftale samt EU-US Data Privacy Framework for den del, der ikke er bundet til Frankfurt
Anthropic Ireland, Limited. Behandlingen sker hos koncernselskabet Anthropic, PBC	Sprogmodellen bag AI i OS: kladder til den mail, brugeren vælger, Spørg OS og agentkørsler, brugeren har sat i gang. Modtager kun det, opgaven kræver: den valgte mails brødtekst, afsender, emne og modtagetidspunkt og de seneste beskeder i tråden, brugerens spørgsmål og de seneste beskeder i samtalen, filer og tekst, brugeren selv vedhæfter eller deler, og de sager, kundekort, kundenoter, poster i Virksomhedsbogen og kvitteringer og, når regnskabsfunktionen er slået til, fakturaer, OS slår op for at svare, og ved agentkørsler det, der er nævnt i bilag A.2. Bruges kun, når AI er slået til for virksomheden, og brugeren selv har givet sit samtykke i OS. Leverandøren bruger efter egne oplysninger ikke indhold fra API-kunder til at træne sine modeller	USA (Anthropic, PBC) for data i hvile. Selve modelkørslen er ikke bundet til en enkelt geografi og kan efter leverandørens vilkår ske i enhver tilgængelig region	EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (afgørelse (EU) 2021/914), modul 3 (fra databehandler til underdatabehandler), i leverandørens databehandleraftale
Expo (650 Industries, Inc.)	Kun når pushbeskeder er slået til: levering af pushbeskeder til appen til Android. Modtager telefonens pushadresse og en kort besked uden navne, beløb, emner eller mailtekst: at noget venter, og et id på forslaget. Beskeden leveres til telefonen gennem Googles pushtjeneste	USA	EU-US Data Privacy Framework, som leverandøren efter egne oplysninger er certificeret under

Anthropic Ireland, Limited er leverandørens aftalepart for kunder i EØS efter leverandørens vilkår. Selve behandlingen sker hos Anthropic, PBC i USA.

Egen AI-nøgle. Sætter den dataansvarlige sin egen API-nøgle fra Anthropic ind i OS, sendes AI-kaldene under den dataansvarliges egen aftale med Anthropic. For de kald er Anthropic den dataansvarliges egen leverandør og ikke databehandlerens underdatabehandler. Databehandleren opbevarer nøglen krypteret, viser kun de sidste fire tegn og sletter den, når den dataansvarlige beder om det.

Google står bevidst ikke på listen. Den Google-konto, der forbindes, skal være en konto, som den dataansvarlige (virksomheden) råder over. Forholdet til Google er den dataansvarliges eget og er reguleret af de vilkår, den dataansvarlige selv har med Google. Databehandleren tilgår kontoen gennem Googles API'er på den dataansvarliges instruks og kun med de tilladelser, brugeren selv har givet. Google er derfor ikke underdatabehandler efter disse Bestemmelser, men den dataansvarliges egen leverandør. Databehandleren overholder Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use).

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke, uden at følge proceduren i Bestemmelse 7.3, gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Ændringer i listen over underdatabehandlere varsles skriftligt til den dataansvarliges registrerede kontakt-e-mail mindst 30 dage, før den nye underdatabehandler tages i brug. Det gælder også, hvis en anden udbyder af sprogmodeller end Anthropic skal modtage tekst fra OS.

Den dataansvarlige kan gøre indsigelse inden for varselsperioden. Gør den dataansvarlige indsigelse, og kan parterne ikke finde en løsning inden ibrugtagningen, kan den dataansvarlige opsige Platformhuset OS uden gebyr og uden bindingsperiode med virkning fra ibrugtagningen. Databehandleren bruger ikke den nye underdatabehandler til den dataansvarliges oplysninger, før opsigelsen er trådt i kraft.

Bilag C. Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand og instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Lader brugeren forbinde en Google-konto med de tilladelser, brugeren godkender på Googles samtykkeskærm, og bruger dem kun sådan: kontoens identitet (openid og email) til at vide, hvilken konto der er forbundet; læseadgang til mail (gmail.readonly) kun til at hente den mail, brugeren vælger, og de mails, mailudløseren læser efter punkt 2; ledig og optaget i kalenderen (calendar.freebusy) til at foreslå tidspunkter; og adgang til at se og ændre begivenheder i kalenderen (calendar.events) kun til at oprette og kontrollere de foreløbige aftaler, OS selv opretter. Googles samtykkeskærm beskriver tilladelserne bredere, end databehandleren bruger dem.
Læser kun den mail, brugeren vælger, og nye mails, der passer til et filter, som en godkender selv har sat op med sit eget samtykke (mailudløseren), og gemmer de oplysninger, der er nævnt i bilag A.3.
Laver en kladde til et svar. Kun når en ejer eller administrator har slået AI til for virksomheden, og brugeren selv har givet sit samtykke i OS, sendes det, der er nævnt i bilag A.2 under "AI i OS", til Anthropic. Ellers laves kladden ud fra en fast skabelon. Tekst sendes ikke til andre udbydere af sprogmodeller.
Læser, hvornår brugeren er ledig eller optaget, for at foreslå tidspunkter.
Opretter en foreløbig aftale med titlen "Foreløbig:" efterfulgt af mailens emne i brugerens egen kalender, når brugeren har godkendt et tidspunkt, uden deltagere og uden invitationer og højst en gang pr. godkendelse.
Opbevarer sager, kladder, forslag og journal i databehandlerens database hos Supabase og viser dem for brugerne i OS.
Sletter sager, kladder og forslag efter bilag C.4 og lader en ejer eller administrator i OS-kontoen slette en sag før, dog ikke mens en kalenderhandling på sagen er uafklaret.
Afbryder forbindelsen, sletter login-tokens og tilbagekalder adgangen hos Google, når brugeren beder om det.
Svarer på brugernes spørgsmål i Spørg OS ud fra den dataansvarliges egne data i OS og bruger kun Anthropic til det efter punkt 3.
Samler kundekort ud fra brugernes egne sager og opbevarer kundenoter, Virksomhedsbogen og Viden, som brugerne selv skriver eller godkender.
Kører de agenter, brugerne selv har valgt, med den opgave og de oplysninger, brugerne giver dem, og lægger resultatet som forslag i Til godkendelse.
Sender pushbeskeder uden navne, beløb, emner eller mailtekst gennem Expo til de telefoner, brugerne selv har knyttet til OS, når pushbeskeder er slået til.
Modtager hændelser fra den dataansvarliges egne webhooks og foreslår højst en agentkørsel i Til godkendelse. Kører faste spørgsmål og agenter med en fast starttid på de tidspunkter, brugerne har sat, når AI er slået til, og brugeren har givet sit samtykke. Slår fakturaer og betalinger op i den dataansvarliges regnskabssystem, når funktionen er slået til.

Databehandleren sender aldrig en mail på den dataansvarliges vegne, sender aldrig en kladde og inviterer aldrig deltagere til en aftale. Et forslag fra Spørg OS eller en agent udføres kun, hvis en bruger godkender det. Der anmodes ikke om tilladelse til at sende, ændre eller slette mails eller til at administrere kalendernes deling og indstillinger.

Instruksen omfatter ikke, at særlige kategorier af personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 9) eller CPR-numre behandles bevidst. Indgår sådanne oplysninger utilsigtet i en valgt mail, instruerer den dataansvarlige databehandleren i at behandle dem som den øvrige mail og slette dem efter bilag C.4.

Databehandleren må ikke behandle oplysningerne til egne formål, herunder ikke til træning af AI-modeller, annoncering eller videresalg.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle: Behandlingen omfatter almindelige personoplysninger fra de mails og den kalender, brugeren selv vælger at bruge i OS. Mails kan utilsigtet indeholde særlige kategorier af personoplysninger eller oplysninger om andre personer, og det skal indgå i risikovurderingen. Adgangen til brugerens Google-konto er i sig selv en følsom adgang og skal beskyttes derefter.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog under alle omstændigheder og som minimum gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

Login-tokens til Google opbevares krypteret i et særskilt lager, slettes straks ved frakobling, og adgangen tilbagekaldes hos Google.
Login-tokens står aldrig i sager, journal, fejlbeskeder, logs eller svar fra OS.
Forbindelsen oprettes med Googles OAuth-flow med PKCE, og der anmodes kun om de tilladelser, der er nævnt i bilag C.1.
Mailens brødtekst gemmes ikke.
Sager, kladder, forslag og journal ligger i et projekt hos Supabase i EU (Frankfurt), adskilt fra databehandlerens øvrige produkter og med adgangskontrol, så en kunde kun kan tilgå sine egne data.
Journalen over godkendelser og kalenderhandlinger kan kun tilføjes til og kan ikke ændres. Den indeholder ikke mailens emne, aftalens titel eller e-mailadresser.
Sletningen efter de løbende frister i bilag C.4 kører automatisk hver dag.
Adgangsnøgler og hemmeligheder ligger kun på serveren og aldrig i klienten eller i kildekoden.
Alle kald til en sprogmodel går gennem en port, der afviser kaldet, hvis AI ikke er slået til for virksomheden, eller brugeren bag kaldet ikke har givet sit samtykke til den gældende tekst.
CPR-numre, OS genkender, skjules, før tekst sendes til en sprogmodel.
En egen AI-nøgle opbevares krypteret i samme særskilte lager som login-tokens og vises aldrig.
Pushbeskeder indeholder aldrig navne, beløb, emner eller mailtekst.

C.3. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt, inden for det nedenstående omfang og udstrækning, bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Indsigt, udlevering og sletning: En ejer eller administrator i den dataansvarliges OS-konto kan selv slette en sag med kladder og forslag før fristen i bilag C.4, dog ikke mens en kalenderhandling på sagen ikke er afklaret. Anmodninger om indsigt, udlevering, berigtigelse og sletning, som den dataansvarlige ikke selv kan løse i OS, rettes til kontakt@platformhuset.dk.
Henvendelser fra registrerede: Modtager databehandleren en henvendelse fra en registreret om oplysninger, der behandles efter disse Bestemmelser, sendes den videre til den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest inden 3 hverdage.
Oplysningspligten: Den dataansvarlige er dataansvarlig for oplysningerne i de mails, brugerne vælger, og opfylder selv oplysningspligten efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14. Databehandleren bistår ved at holde en offentlig beskrivelse af behandlingen tilgængelig på platformhuset.dk/privatliv.
Brud på persondatasikkerheden: se Bestemmelse 10. Databehandleren tilvejebringer den information, der er oplistet i Bestemmelse 10.3.a-c.

C.4. Opbevaringsperiode og sletterutine

Sager, kladder og forslag slettes automatisk 90 dage efter sagens sidste aktivitet. Sidste aktivitet er den seneste ændring af sagen: en beslutning om kladden, et forslag, en godkendelse eller et resultat af en kalenderhandling. At åbne sagen tæller ikke. Har en sag en kalenderhandling, hvis udfald ikke er afklaret, bevares sagen, til udfaldet er afklaret, og slettes senest ved ophør efter fristen nedenfor. En ejer eller administrator i den dataansvarliges OS-konto kan selv slette en sag før, dog ikke mens en kalenderhandling på sagen er uafklaret. Den dataansvarlige kan også bede om sletning på kontakt@platformhuset.dk.
Journalen over godkendelser og kalenderhandlinger indeholder kun id'er, tidspunkter, tilstande, udfald og fingeraftryk og ikke mailens emne, aftalens titel eller e-mailadresser. Den bevares, til tjenesten ophører, som dokumentation og for at forhindre, at en slettet sag opstår igen, og slettes ved ophør efter fristen nedenfor.
Mailens brødtekst gemmes ikke og findes kun, mens kladden bliver lavet.
Login-tokens slettes straks, når forbindelsen afbrydes, og adgangen tilbagekaldes hos Google.
Sager fra mailudløseren følger samme frist som andre sager.
Kundekort findes kun, mens kunden har sager, og forsvinder med kundens sidste sag. Kundenoter slettes med kundekortet, og brugeren kan selv slette en note. Et forslag til en note, der ikke bliver godkendt, slettes efter 14 dage.
Virksomhedsbogen og Viden opbevares, til en bruger sletter posten, eller tjenesten ophører.
Agentkørsler og kvitteringer opbevares, til tjenesten ophører, som dokumentation for, hvad agenterne har gjort, og hvad det kostede.
Spørg OS: spørgsmålet, samtalen og vedhæftede filer gemmes ikke ud over kvitteringen for svaret.
Pushadresser slettes, når telefonen logges ud eller fjernes fra OS.
Webhook-hændelser slettes 30 dage efter, at de er modtaget, og der gemmes højst 500 pr. arbejdsrum. Kommer der flere, slettes den ældste. Sletter en bruger indbakken, slettes dens hændelser og nøgle med det samme.
Faste spørgsmål gemmes, til brugeren sletter dem, og svaret, til brugeren har læst eller afvist det. En agentkørsel med en fast starttid følger fristen for agentkørsler.
Fakturaer og betalinger fra et regnskabssystem gemmes ikke for sig selv i OS, når funktionen er slået til. De slås op, når en agent eller Spørg OS bruger dem, og det, der indgår i en kørsel eller et svar, følger fristen for det.
En egen AI-nøgle slettes, når den dataansvarlige sletter den, og senest ved ophør.
Hos Anthropic slettes input og output efter leverandørens vilkår inden for 30 dage, med de undtagelser vilkårene fastsætter, herunder op til 2 år, hvis indholdet markeres som brud på leverandørens brugspolitik.

Ved ophør af tjenesten sletter databehandleren sager, kladder, forslag, journal, kundekort, noter, Virksomhedsbogen, agentkørsler og kvitteringer, webhook-hændelser og faste spørgsmål, eller returnerer dem efter den dataansvarliges valg, senest 30 dage efter ophøret. Kopier i sikkerhedskopier slettes senest 30 dage derefter. Databehandleren bekræfter sletningen skriftligt. Det gælder ikke oplysninger, databehandleren efter lovgivningen skal opbevare. Tilbage er kun beløb og tekniske id'er for forbruget i kreditbogen. De er pseudonyme, fordi de kan kobles til en person gennem journalen over tiltrædelser og samtykker, som gemmes i 5 år.

Journalen over den dataansvarliges tiltrædelse af disse Bestemmelser, jf. Bestemmelse 14.1, slettes ikke ved ophør. Den gemmes i 5 år efter, at aftalen om OS er ophørt, som dokumentation for, hvad parterne har aftalt, og slettes derefter. Det samme gælder journalen over samtykker til AI og til mailudløseren.

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger skal databehandleren slette eller returnere personoplysningerne i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige efter tiltrædelsen af disse Bestemmelser har ændret sit valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til Bestemmelserne.

C.5. Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end hos databehandleren og de i bilag B.1 anførte underdatabehandlere.

C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Den dataansvarlige instruerer ved indgåelsen af disse Bestemmelser databehandleren i at overføre personoplysninger til tredjeland i det omfang, det følger af de underdatabehandlere, der er anført i bilag B.1, og udelukkende til de formål, der er angivet i bilag B.1. Overførslerne er:

Modtager	Tredjeland	Oplysninger der overføres	Overførselsgrundlag
Supabase	Lande uden for EU, hvorfra leverandøren yder support og drift	Adgang til oplysningerne i databasen, når leverandøren yder support eller drift. Data i hvile ligger i EU (Frankfurt)	Standardkontraktbestemmelser i leverandørens databehandleraftale
Anthropic Ireland, Limited. Behandlingen sker hos Anthropic, PBC	USA og for selve modelkørslen enhver region, leverandøren har til rådighed	Det, der er nævnt i bilag A.2 under "AI i OS": den valgte mail, spørgsmål til Spørg OS med vedhæftede filer og opslag og agenternes opgaver samt svaret. Kun når AI er slået til for virksomheden, og brugeren selv har givet sit samtykke	Standardkontraktbestemmelser, afgørelse (EU) 2021/914, modul 3 (fra databehandler til underdatabehandler), i leverandørens databehandleraftale
Vercel	Lande uden for EU, hvor platformens routing og driftsmåling efter leverandørens indretning sker	Forespørgsler til OS, mens de håndteres	Standardkontraktbestemmelser i leverandørens databehandleraftale samt EU-US Data Privacy Framework
Expo (650 Industries, Inc.)	USA	Kun når pushbeskeder er slået til: telefonens pushadresse og en kort besked uden navne, beløb, emner eller mailtekst	EU-US Data Privacy Framework, som leverandøren efter egne oplysninger er certificeret under

Der overføres ikke personoplysninger til andre tredjelande end de anførte. Ønsker den dataansvarlige ikke overførslen til Anthropic, skal AI forblive slået fra. Ønsker den dataansvarlige ikke overførslen til Expo, knytter brugerne ikke appen til Android til OS.

Databehandleren har ikke selv foretaget en selvstændig overførselsvurdering for de leverandører, der er anført i tabellen ovenfor, og støtter sig på leverandørernes egne standardkontraktbestemmelser. Det oplyses her, så den dataansvarlige kan indregne det i sin egen risikovurdering efter Bestemmelse 6.1.

C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner og inspektioner af behandlingen

Databehandleren stiller på skriftlig anmodning en skriftlig redegørelse til rådighed for den dataansvarlige om de tekniske og organisatoriske foranstaltninger i bilag C.2, herunder om foranstaltningerne fortsat er gennemført. Redegørelsen rekvireres på kontakt@platformhuset.dk.

Revision sker som udgangspunkt skriftligt på grundlag af redegørelsen. Er redegørelsen ikke tilstrækkelig til at påvise overholdelsen af Bestemmelserne, kan den dataansvarlige selv eller ved en af den dataansvarlige bemyndiget revisor foretage en revision, herunder inspektion, af databehandlerens behandling. Revisionen varsles skriftligt med mindst 30 dages varsel, foregår i databehandlerens normale arbejdstid og må ikke give adgang til oplysninger om databehandlerens øvrige kunder.

Revision, herunder inspektion og skriftlig redegørelse, kan kræves højst en gang om året. Begrænsningen gælder ikke tilsynsmyndighedens adgang efter Bestemmelse 12.3, en revision efter et brud på persondatasikkerheden, der berører den dataansvarliges oplysninger, eller når den dataansvarlige har konkret grund til at tro, at Bestemmelserne ikke overholdes.

Hver part afholder egne omkostninger ved revisionen.

Resultatet af revisionen sendes uden unødigt ophold til databehandleren, og parterne aftaler, hvordan eventuelle mangler udbedres. Den dataansvarlige og databehandleren skal på tilsynsmyndighedens anmodning kunne fremvise revisionsrapporten.

C.8. Procedurer for revisioner og inspektioner hos underdatabehandlere

Databehandleren fører tilsynet med underdatabehandlerne på den dataansvarliges vegne.

Tilsynet føres ved, at databehandleren mindst en gang om året gennemgår hver underdatabehandlers offentligt tilgængelige eller på anmodning udleverede dokumentation, det vil sige databehandleraftale, underleverandørliste, overførselsgrundlag, opbevaringsvilkår og eventuelle revisionserklæringer, og sammenholder den med det, der er oplyst i bilag B.1 og C.6.

Databehandleren har ikke ret til fysisk inspektion hos underdatabehandlerne og påberåber sig ikke en sådan ret. Konstateres der ved gennemgangen et forhold, der afviger fra det, disse Bestemmelser oplyser, underretter databehandleren den dataansvarlige uden unødig forsinkelse.

Den dataansvarlige kan på anmodning få udleveret databehandlerens seneste gennemgang samt den dokumentation, databehandleren har modtaget fra en underdatabehandler, i det omfang leverandørens vilkår tillader videregivelse. Anmodningen rettes til kontakt@platformhuset.dk.

Bilag D. Parternes regulering af andre forhold

D.1. Erstatningsansvar

Parternes erstatningsansvar efter disse Bestemmelser, herunder en eventuel ansvarsbegrænsning, følger Platformhusets handelsbetingelser for erhvervskunder og en eventuel skriftlig aftale mellem parterne om Platformhuset OS. For en dataansvarlig, der deltager i testen af Platformhuset OS, følger det testvilkårene for Platformhuset OS. Det gælder ikke, i det omfang databeskyttelsesforordningen eller anden ufravigelig lovgivning bestemmer andet.

Spørgsmål til aftalen: kontakt@platformhuset.dk. Hvordan vi i øvrigt behandler oplysninger, står i vores privatlivspolitik.